Opis programu INTRASTAT

Strona główna producenta programu
Temat INTRASTAT na stronach Głównego Urzędu Statystycznego

Jak posługiwać się tym opisem ?
Można czytać tekst w naturalnej kolejności albo klikać tematy podkreślone i po zapoznaniu się z nimi powracać do miejsca wywołania przez kliknięcie guzika Wstecz przeglądarki.

Logowanie do programu polega na wpisaniu nazwy użytkownika i odpowiadającego mu hasła. Jeżeli zaznaczymy opcję zmiana hasła , to po naciśnięciu przycisku START , wyświetli się dodatkowe okno do wpisania nowego hasła. Dla pewności, musi być ono wpisane dwukrotnie. Zarówno nazwa użytkownika jak i hasło mogą zawierać maksymalnie 10 znaków. Każdy użytkownik programu może mieć przypisane inne kombinacje uprawnień do poszczególnych operacji.

Deklarację INTRASTAT można przygotować bezpośrednio w oknie "Deklaracje" wypełniając pola nagłówka zgłoszenia i dodając pozycje towarowe. Ten sposób ma jednak ograniczone zastosowanie do przypadków kiedy chcemy szybko opracować prostą deklarację. Typowe wykorzystanie programu polega na wprowadzeniu danych z faktur nabyć lub dostaw wewnątrzunijnych, w oknie "Faktury". Po wprowadzeniu danych faktury trzeba spowodować wyliczenie przez program wartości w PLN, podsumowanie i sprawdzenie danych. Do tego celu służą 3 odpowiednio opisane guziki. Faktury mogą być wprowadzane w dowolnej kolejności, można "mieszać" nabycia z dostawami. W trakcie tych operacji tworzymy własną bazę pozycji taryfowych i bazę kontrahentów unijnych. W oknie faktur mamy do dyspozycji guzik "Tabela NBP", który łączy nas przez Internet z odpowiednią stroną banku, natomiast w oknie służącym do definiowania pozycji taryfowych przycisk "TARIC" prowadzi na stronę polskiej bazy o nazwie ISZTAR.
Kiedy mamy już wprowadzone wszystkie faktury za dany okres (niekoniecznie cały miesiąc, bo można tworzyć deklaracje częściowe), wówczas w oknie "Deklaracje" wypełniamy starannie nagłówek nowej deklaracji (albo kopiujemy jedną z poprzednich deklaracji - oczywiście bez pozycji towarowych, i odpowiednio modyfikujemy niektóre pola np. rok i miesiąc oraz numer deklaracji). Kiedy nagłówek jest gotowy, naciskamy guzik "Pobierz z faktur", co powoduje przeszukanie zbioru faktur i pobranie danych z tych faktur, które mają ten sam okres rozliczeniowy co deklaracja, ten sam typ (przywóz/wywóz) i nie były jeszcze uwzględnione w deklaracjach tzn. nie mają numeru w sekcji "INTRASTAT". W wersji "agencyjnej" dodatkowo faktura musi mieć przypisany ten sam podmiot zobowiązany co deklaracja.
Uwaga : w momencie pobierania danych program bierze pod uwagę ustawienie znacznika "Przekroczony próg szczegółowy". Pobranie faktur powoduje pojawienie się odpowiednio pogrupowanych pozycji towarowych deklaracji INTRASTAT, podsumowanie deklaracji oraz wpisanie numeru deklaracji w sekcji "INTRASTAT" w nagłówkach odpowiednich faktur. Gotową deklarację można wydrukować (od razu z formularzem) lub wygenerować plik XML i przekazać go drogą elektroniczną do odpowiedniego urzędu. Proces pobierania danych z faktur można odwrócić, naciskając guzik "Anuluj wszystkie pozycje" w oknie deklaracji - znacznik pobrania zostaje usunięty z faktur i są one gotowe do kolejnego pobrania. W oknie faktur mamy do dyspozycji guzik pozwalający wydrukować fakturę wewnętrzną na podstawie danej faktury oraz guzik do wydrukowania podsumowania kwartalnego dla urzędu skarbowego, odpowiednika formularza VAT-UE.


INTRASTAT - pozycje menu głównego programu :

  1. Deklaracje
  2. Faktury
  3. Przegląd
  4. Analizy
  5. Parametry
  6. Specjalne
  7. Kontekst
  8. Opłata produktowa



Okno Deklaracje

ekran

To okno ma typowy dla programu układ. W górnym rzędzie mamy pozycje menu, z których niektóre są rozwijalne. Wszystkie pozycje menu (także te rozwijane) mają swoje odpowiedniki na pasku narzędzi w postaci przycisków z symbolami. Umieszczenie wskaźnika myszki na przycisku wywołuje na pewien czas jego opis, np. symbol drukarki ma opis "Drukuj deklarację". Poza przyciskami na pasku narzędzi, mogą występować w obrębie okna inne, które zamiast symbolu mają wprost opis działania.

W oknie "Deklaracje" można wykonywać następujące operacje :

W wersji agencyjnej można automatycznie rozesłać do klientów e-maile z załączonymi plikami deklaracji za zadany okres

Przeglądanie deklaracji

Posługując się czterema przyciskami pozycjonowania można przeskakiwać na pierwszą, ostatnią, poprzednią i następną deklarację. Przycisk oznaczony jako "Przełącznik tabela / formularz" zmienia sposób wyświetlania. W sekcji okna oznaczonej "Pozycje towarowe" widać towary w układzie tabelarycznym. Przycisk "Koryguj" wyświetla szczegóły wskazanej pozycji towarowej w oknie "Towar" . Z poziomu okna "Towar" można przeglądać i korygować inne pozycje towarowe posługując się przyciskami pozycjonowania. W żółtym polu wyświetla się numer przeglądanej pozycji towarowej.

Szukanie deklaracji

Szukanie inicjuje się klikając guzik z symbolem lupy i opisem "Szukaj" lub klikając pole z opisem "Szukanie deklaracji" na dole okna. Różnica polega na tym, że guzik "Szukaj" jest dostępny bez względu na sposób wyświetlania faktur (formularz albo tabela) i jego kliknięcie zawsze przełącza w tryb formularza aby udostępnić pole "Szukanie deklaracji". Wpisywanie kolejnych znaków w to pole powoduje ustawienie kolejności według numerów i szukanie odpowiedniego ciągu znaków. Po przełączeniu w tryb tabeli widać ułożenie deklaracji w kolejności numerów.

Nowa deklaracja

Aby utworzyć nową, pustą deklarację trzeba kliknąć przycisk z opisem "Nowe zgłoszenie" i potwierdzić zamiar, czyli wybrać odpowiedź TAK na wyświetlone pytanie.

Anulowanie deklaracji

Do anulowania służy przycisk z opisem "Anuluj zgłoszenie". Operacja wymaga potwierdzenia.

Kopiowanie deklaracji

Przed kopiowaniem trzeba spowodować wyświetlenie deklaracji, którą chcemy powielić. Kliknięcie przycisku z opisem "Kopiuj to zgłoszenie" najpierw wyświetla zapytanie o potwierdzenie operacji a po skopiowaniu nagłówka deklaracji wyświetla zapytanie czy skopiować także pozycje towarowe. Znacznie szybszym sposobem zapisania nowej deklaracji jest skopiowanie jednej z poprzednich deklaracji i skorygowanie odpowiednich pól.

Wprowadzanie danych nagłówka

Te dane są zgromadzone w górnej części okna "Deklaracje". Wszystkie pola mogące budzić wątpliwości mają podpowiedzi lub objaśnienia (guzik ze znakiem zapytania). Informacja o przekroczeniu progu szczegółowego nie jest umieszczana na wydruku deklaracji ani w pliku XML, jednak jest bardzo ważna, bo decyduje o sposobie pogrupowania pozycji towarowych pobieranych z faktur oraz o tym czy są uwzględniane takie dane jak warunki dostawy, rodzaj transportu i wartości statystyczne. Do poruszania sie pomiędzy polami służą odpowiednie klawisze. Enter, strzałka skierowana w dół i Tab powodują przejście do następnego pola, natomiast Shift-Tab lub strzałka skierowana do góry cofają kursor do poprzedniego pola. Kolejność wypełniania pól jest dowolna.

Dodawanie, korygowanie i anulowanie pozycji towarowych

W sekcji okna oznaczonej "Pozycje towarowe" dostępne są przyciski "Dodaj", "Koryguj" i "Anuluj". W przypadku korygowania i anulowania, operacja dotyczy pozycji podświetlonej w tabeli pozycji towarowych. Operacje dodawania i korygowania wywołują okno "Towar", które udostępnia szczegóły pozycji towarowej.
ekran
Wszystkie pola kodowane zaopatrzone są w guzik ze znakiem zapytania, który umożliwia wybór odpowiedniej opcji.
Przycisk "Kopiuj pozycję" dodaje nową pozycję o takich samych danych jak bieżąca i od razu wyświetla ją w oknie, udostępniając do edycji. W żółtym polu pojawia się numer tej pozycji.
W przypadku pola "Kod CN", do wyboru są dwa przyciski : "Towary" i "TARIC".
Pierwszy z nich otwiera nowe okno "Kody towarowe CN", które zawiera podręczną bazę towarów.
ekran
W tej bazie gromadzimy informacje takie jak : kod CN, nazwa grupy towarowej, kod uzupełniającej jednostki miary, oraz stawka VAT i kod PKWiU na użytek faktur wewnętrznych. Sekcja "Dane opcjonalne" może być wykorzystana do zapisywania danych potrzebnych do faktur i jest opisana w dalszej części.
Przycisk "TARIC on-line" służy do połączenia się z Informacją Taryfową ISZTAR czyli polskim odpowiednikiem unijnej bazy TARIC, gdzie znajdujemy wszystkie dane potrzebne do przeniesienia do naszej bazy podręcznej. Do korzystania z przycisku "TARIC on-line" potrzebny jest oczywiście dostęp do Internetu z używanego komputera. Przycisk TARIC - baza lokalna otwiera dostęp do zainstalowanej lokalnie bazy zawierającej wybrane dane (pod kątem systemu INTRASTAT) z bazy ISZTAR. W bazie tej można szybko odszukać towar według kodu, początku opisu lub dowolnego fragmentu opisu. Wskazany rekord można jednym kliknięciem przekopiować do podręcznej bazy kodów towarowych albo do pozycji towarowej deklaracji lub faktury, zależnie od tego, z jakiego poziomu nastąpiło wejście do okna "TARIC - baza lokalna".
Na pasku narzędzi okna "Kody towarowe CN" mamy przyciski działające analogicznie jak w oknie "Deklaracje" a ponadto przyciski "Szukanie" i "Wybór". Kliknięcie przycisku "Szukanie" umieszcza kursor w polu "Szukanie" i umożliwia wpisanie szukanej sekwencji znaków, przy czym jeżeli wpisujemy najpierw cyfrę to program szuka w polu kodu towarowego, a jeżeli najpierw literę to szuka w polu nazwy. Kliknięcie przycisku "Wybór" powoduje przypisanie wyświetlonej pozycji taryfy do pozycji towarowej deklaracji, z której nastąpiło wejście do okna "Kody towarowe CN" oraz równoczesne zamknięcie tego okna i powrót do okna "Towar". W oknie "Towar" pewne pola mogą być zamaskowane. Dotyczy to warunków dostawy i rodzaju transportu w przypadku gdy nie jest zaznaczone przekroczenie progu szczegółowego w nagłówku deklaracji oraz kraju pochodzenia w przypadku gdy deklaracjia jest typu "W" (wywóz).


Przycisk "TARIC" udostępnia zainstalowaną lokalnie bazę kodów towarowych.
ekran
Reasumując : baza lokalna TARIC zawiera wszystkie kody towarowe i towarzyszące im opisy, kody jednostek miary i stawki VAT. Z tej bazy można pobierać dane bezpośrednio do pozycji towarowej deklaracji lub faktury albo do podręcznej bazy towarów, w której mogą być zapamiętane dodatkowe parametry takie jak kod PKWiU, kraj pochodzenia, cena jednostkowa itp. W bazie podręcznej mogą się wielokrotnie powtarzać takie same kody CN z różnymi opisami i wspomnianymi parametrami dodatkowymi.
Do okna "Towar" pozycji towarowej deklaracji lub faktury, można pobierać dane z bazy podręcznej albo z bazy lokalnej TARIC.

Przypisanie podmiotów do deklaracji

Na deklaracji muszą być umieszczone dane podmiotu zobowiązanego i osoby wypełniającej a w przypadku gdy inna firma lub osoba fizyczna zgłasza deklarację w imieniu podmiotu zobowiązanego, także dane zgłaszającego. Aby na kolejnych deklaracjach nie trzeba było umieszczać takich samych informacji o podmiotach, ich dane zapisuje się tylko raz w bazie adresowej i do deklaracji przypisuje się odpowiednie zapisy z tej bazy. Przypisanie polega na kliknięciu odpowiedniego przycisku ("Zobowiązani", "Zgłaszający", "Wypełniający"), wybraniu z bazy adresowej i kliknięciu guzika "Wybór". Jedynie za pierwszym razem, kiedy w bazie brak odpowiednich danych, należy je wpisać po kliknięciu guzika "Nowy rekord". Nie należy wpisywać wielokrotnie takich samych danych.
ekran
Okno "Adresy" wyposażone jest w możliwość przeszukiwania według nazwy i przeglądania w układzie tabelarycznym. Przycisk "Odłącz od deklaracji" ma zastosowanie wtedy, gdy do deklaracji ma nie być przypisany żaden rekord z bazy adresów, np. w przypadku podmiotu zgłaszającego. Brak podmiotu zgłaszającego oznacza, że podmiot zobowiązany składa deklarację w swoim imieniu.

Podsumowanie pozycji towarowych

Na deklaracji występują wartości sumaryczne takie jak ilość pozycji, wartość w PLN i wartość statystyczna. Wyliczenie ich inicjuje się guzikiem z opisem Sumuj pozycje.

Pobieranie danych z faktur

Przed kliknięciem przycisku z opisem "Pobierz z faktur", powinny być poprawnie wpisane dane nagłówkowe. i przypisane odpowiednie dane adresowe. W pozycjach towarowych powinno być pusto. Dane są pobierane z tych faktur, które mają taki sam okres rozliczeniowy i typ przywóz/wywóz) jak deklaracja i nie były jeszcze pobierane (nie mają przypisanego numeru deklaracji). W wersji agencyjnej programu dodatkowo jest brany pod uwagę podmiot przypisany do faktury, który ma być identyczny z podmiotem zobowiązanym deklaracji. Wszystkie pozycje towarowe z tych faktur są odpowiednio pogrupowane (sposób grupowania zależy od ustawienia znacznika "przekroczony próg szczegółowy"). Operacja kończy się podsumowaniem deklaracji i przypisaniem numeru deklaracji do faktury. Operacja pobrania może być cofnięta przy pomocy przycisku "Anuluj wszystkie pozycje".

Cofnięcie pobrania danych z faktur

Kliknięcie przycisku "Anuluj wszystkie pozycje" w sekcji "Pozycje towarowe" powoduje anulowanie pozycji towarowych i opcjonalne (ale zalecane) usunięcie powiązania faktur z deklaracją. Operacja jest szczególnie przydatna w przypadku konieczności poprawienia danych na fakturach w celu ponownego pobrania danych do deklaracji (jeżeli jeszcze nie została ona przesłana do urzędu) lub w celu wykonania deklaracji korygującej typu "wymiana" (rodzaj "K").
Kliknięcie przycisku "Anuluj przypisanie faktur" w sekcji "Pozycje towarowe" umożliwia tylko usunięcie powiązania faktur z deklaracją. Ta opcja może być wykorzystana do sprawdzenia czy istnieje powiązanie - pojawienie się pytania o potwierdzenie operacji oznacza, że są faktury przypisane do tej deklaracji, w przeciwnym razie wyświetla się komunikat o braku powiązania. Inne zastosowanie ma miejsce gdy chcemy "odłączyć" faktury od deklaracji, aby ponownie pobrać z nich dane do kopii tej deklaracji (korekta "K" opisana poniżej).

Korekty deklaracji

Są dwa zasadnicze rodzaje korekty : wymiana deklaracji ( rodzaj "K" ) i korekta pozycji ( rodzaj "P" ). Korekta pozycji obejmuje przypadki zmiany danych w poszczególnych pozycjach, anulowanie lub dodanie pozycji.

Oto typowe przypadki i sposoby postępowania :
  1. Dane do deklaracji były pobrane z faktur i trzeba wykonać poprawki różnego typu. Najszybciej wykonamy korektę typu wymiana. Najpierw poprawiamy odpowiednie faktury (ewentualnie dodajemy nowe lub anulujemy), następnie na deklaracji uruchamiamy funkcję "Anuluj wszystkie pozycje" a potem "Pobierz z faktur". Wynikiem są od razu poprawione pozycje towarowe i nowe wartości. Na koniec należy zmienić rodzaj deklaracji na "K", ustawić odpowiedni numer wersji (nie mniejszy od 2) oraz wpisać nową datę. W takim przypadku deklaracja rodzaju "K" zastępuje dotychczasową deklarację rodzaju "D", tak jak to się dzieje w systemie CELINA.
  2. Jak wyżej, ale chcemy zachować pierwotną deklarację. Najpierw należy ją skopiować (bez pozycji towarowych) a następnie na deklaracji pierwotnej anulować przypisanie faktur. Po powrocie do kopii wykonujemy operację "Pobierz z faktur" i ustawiamy rodzaj "K", numer wersji i datę.
  3. Chcemy poprawić bezpośrednio deklarację, bez poprawiania faktur. Najpierw kopiujemy pierwotną deklarację razem z pozycjami towarowymi. Na kopii ustawiamy rodzaj "P", odpowiedni numer wersji (nie mniejszy od 2) i datę a następnie wchodzimy w korektę pozycji towarowych, w których nastąpiły zmiany. W każdej z korygowanych pozycji musi być w polu "Numer korygowanej pozycji" wpisany numer, który wyświetla się w żółtym okienku "Pozycja", ponieważ tylko takie pozycje znajdą się na wydruku i w pliku XML deklaracji korygującej. Pozostałe pozycje można anulować.
    • Anulowanie pozycji polega na całkowitym wykasowaniu pola "opis"
    • Poprawienie pozycji polega na zmianie w dowolnych polach tej pozycji
    • Dodanie pozycji to po prostu operacja realizowana przez przycisk "Dodaj" w sekcji "Pozycje towarowe" okna "Deklaracje"
    • Po skorygowaniu pozycji należy uruchomić obliczenia i sumowanie
    Uwaga : do jednej deklaracji można wykonać kilka deklaracji korygujących rodzaju "P" i wówczas każda kolejna korekta odnosi się do stanu będącego wynikiem deklaracji pierwotnej ("D") i wszystkich kolejnych korekt, a nie do ostatniej korekty.

Drukowanie deklaracji

Przycisk oznaczony symbolem drukarki powoduje najpierw sprawdzenie danych a następnie utworzenie pliku w formacie HTML, który zostanie wyświetlony w przeglądarce internetowej. Wydruk odbywa się z poziomu i pod kontrolą przeglądarki. Przed pierwszym wydrukiem należy w przeglądarce usunąć nagłówek i stopkę wydruku a w razie konieczności zmienić marginesy. Wykonuje się to w opcji "Plik", "Ustawienia strony". Wielkość liter w przeglądarce powinna być wybrana nie większa niż średnia (opcja "Widok", "Rozmiar tekstu").
Uwaga : jeżeli na wydruku deklaracji lub w pliku XML nie pojawia się masa netto chociaż była wprowadzona, to znaczy, że przy kodzie CN jest ustawiony znacznik [ ] występuje uzupełniająca jednostka miary .

Tworzenie elektronicznej wersji deklaracji

Kliknięcie przycisku z symbolem skrzynki pocztowej i opisem "Twórz plik XML" powoduje działanie analogiczne jak w opcji drukowania. Najpierw odbywa się sprawdzenie danych a następnie utworzenie pliku w formacie XML, który zostanie wyświetlony w przeglądarce nternetowej. Ukazanie się całego pliku w przeglądarce oznacza, że plik jest poprawny strukturalnie. Po zamknięciu okna przeglądarki widzimy standardowe okienko "Zapisywanie jako" , które umożliwia wskazanie miejsca zapisu pliku. Podpowiadana nazwa pliku jest zgodna z numerem własnym deklaracji, co gwarantuje niepowtarzalność. Zaleca się zapisywać pliki XML w podkatalogu o nazwie XML. Ten podkatalog jest ulokowany w katalogu programu (o domyślnej nazwie INTRASTAT). Wysłanie pliku XML do odpowiedniego urzędu odbywa się za pośrednictwem Internetu poprzez specjalną stronę systemu CELINA. Aby uzyskać możliwość wysyłania tą drogą, należy zgłosić taki zamiar w odpowiedniej Izbie Celnej, która udostępni wszystkie niezbędne informacje. Proces wysyłania jest bardzo prosty i opisany w dokumentacji dostarczonej przez urząd. Po wysłaniu do urzędu wersji drukowanej lub elektronicznej można ten fakt odnotować ustawiając znacznik "wysłana". Proces drukowania i generowania pliku XML może być powtarzany dowolną ilość razy.



Okno Faktury

ekran


Segment okna w ramce "INTRASTAT" zawiera czerwone pole z numerem deklaracji, do której została pobrana faktura. Puste pole oznacza, że faktura nie jest jeszcze przydzielona do żadnej deklaracji. Numer jest nadawany przez program i nie można go zmodyfikować - taki sam numer jest widoczny w prawym dolnym rogu odpowiedniej deklaracji. Przycisk "Anulowanie" w tym segmencie powoduje "ręczne" skasowanie powiązania faktury z deklaracją, a więc umożliwia ponowne pobranie danych z faktury do deklaracji. Automatyczne skasowanie powiązania następuje przez uaktywnienie przycisku "Anuluj wszystkie pozycje" w oknie "Deklaracje".

W oknie "Faktury" można wykonywać następujące operacje :

Przeglądanie faktur

Posługując się czterema przyciskami pozycjonowania można przeskakiwać na pierwszą, ostatnią, poprzednią i następną fakturę. Przycisk oznaczony jako "Przełącznik tabela / formularz" zmienia sposób wyświetlania. W sekcji okna oznaczonej "Pozycje towarowe" widać towary w układzie tabelarycznym. Przycisk "Koryguj" wyświetla szczegóły wskazanej pozycji towarowej w oknie "Towar" . Z poziomu okna "Towar" można przeglądać i korygować inne pozycje towarowe posługując się przyciskami pozycjonowania. W żółtym polu wyświetla się numer przeglądanej pozycji towarowej.

Szukanie faktury

Szukanie inicjuje się w ramce Szukanie faktury ... w lewym górnym rogu okna. Domyślnie włączona jest opcja szukania numeru faktury, ale można wybrać szukanie według numeru NIP kontrahenta lub według numeru faktury wewnętrznej. Wpisywanie kolejnych znaków w pole szukania powoduje szukanie odpowiedniego ciągu znaków. Po przełączeniu w tryb tabeli widać ułożenie faktur w odpowiedniej kolejności.

Nowa faktura

Aby utworzyć nową, pustą fakturę trzeba kliknąć przycisk z opisem "Nowa faktura" i potwierdzić zamiar, czyli wybrać odpowiedź TAK na wyświetlone pytanie. Znacznie szybszym sposobem zapisania nowej faktury jest skopiowanie jednej z poprzednich faktur i skorygowanie odpowiednich pól.

Anulowanie faktury

Do anulowania służy przycisk z opisem "Anuluj fakturę". Operacja wymaga potwierdzenia.

Kopiowanie faktury

Przed kopiowaniem trzeba spowodować wyświetlenie faktury, którą chcemy powielić. Kliknięcie przycisku z opisem "Kopiuj fakturę" najpierw wyświetla zapytanie o potwierdzenie operacji a po skopiowaniu nagłówka faktury wyświetla zapytanie czy skopiować także pozycje towarowe.

Wprowadzanie danych nagłówka

Te dane są zgromadzone w górnej części okna "Faktury". Wszystkie pola mogące budzić wątpliwości mają podpowiedzi lub objaśnienia (guzik ze znakiem zapytania). Do poruszania się pomiędzy polami służą odpowiednie klawisze. Enter, strzałka skierowana w dół i Tab powodują przejście do następnego pola, natomiast Shift-Tab lub strzałka skierowana do góry cofają kursor do poprzedniego pola. Kolejność wypełniania pól jest dowolna.

Wybór kontrahenta UE z bazy

Klikając guzik ze znakiem zapytania przy polu "NIP kontrahenta z kodem kraju", wywołujemy okno "Kontrahenci UE". To okno ma analogiczną funkcjonalność jak okna "Adresy" i "Kody towarowe CN". Do deklaracji INTRASTAT i VAT-UE potrzebny jest tylko NIP ale na fakturach wewnętrznych występuje także nazwa i adres. Należy zwrócić szczególną uwagę na poprawne wpisanie NIP-u za pierwszym razem, gdyż ten parametr wiąże fakturę z bazą kontrahentów. NIP nie powinien zawierać żadnych dodatkowych znaków jak spacje, pauzy itp. Do przypisania kontrahenta do faktury służy guzik "Wybór", który równocześnie zamyka okno kontrahentów.

Dodawanie, korygowanie i anulowanie pozycji towarowych

W sekcji okna oznaczonej "Pozycje towarowe" dostępne są przyciski "Dodaj", "Koryguj" i "Anuluj". W przypadku korygowania i anulowania, operacja dotyczy pozycji podświetlonej w tabeli pozycji towarowych. Operacje dodawania i korygowania wywołują okno "Towar", które udostępnia szczegóły pozycji towarowej.
ekran
Wszystkie pola kodowane zaopatrzone są w guzik ze znakiem zapytania, który umożliwia wybór odpowiedniej opcji.
Przycisk "Kopiuj pozycję" dodaje nową pozycję o takich samych danych jak bieżąca i od razu wyświetla ją w oknie, udostępniając do edycji. W żółtym polu pojawia się numer tej pozycji.
W pobliżu pola "Kod CN", mamy dwa przyciski : "Towary" i "TARIC" działające analogicznie jak w oknie "Towar" deklaracji INTRASTAT (patrz wyżej) .
W tej bazie gromadzimy informacje takie jak : kod CN, nazwa grupy towarowej, kod uzupełniającej jednostki miary, oraz stawka VAT i kod PKWiU na użytek faktur wewnętrznych. Przycisk "TARIC on-line" służy do połączenia się z Informacją Taryfową ISZTAR czyli polskim odpowiednikiem unijnej bazy TARIC, gdzie znajdujemy wszystkie dane potrzebne do przeniesienia do naszej bazy podręcznej. Do korzystania z przycisku "TARIC on-line" potrzebny jest oczywiście dostęp do Internetu z używanego komputera. Na pasku narzędzi okna "Kody towarowe CN" mamy przyciski działające analogicznie jak w oknie "Faktury" a ponadto przyciski "Szukanie" i "Wybór". Kliknięcie przycisku "Szukanie" umieszcza kursor w polu "Szukanie" i umożliwia wpisanie szukanej sekwencji znaków, przy czym jeżeli wpisujemy najpierw cyfrę to program szuka w polu kodu towarowego, a jeżeli wpisujemy najpierw literę to szuka w polu nazwy. Kliknięcie przycisku "Wybór" powoduje przypisanie wyświetlonej pozycji taryfy do pozycji towarowej faktury, z której nastąpiło wejście do okna "Kody towarowe CN" oraz równoczesne zamknięcie tego okna i powrót do okna "Towar".

Uwaga : w oknie "Kody towarowe CN" są dostępne dodatkowe pola (jednostka miary, cena jednostkowa, masa jednostkowa oraz kraj pochodzenia). Dane z tych pól są przenoszone do pozycji towarowych faktury. Dzięki temu można zbudować bazę wszystkich towarów (może być wiele towarów o tym samym kodzie CN) i do kolejnych faktur wybierać już gotowe dane. Ma to sens tylko wtedy, gdy wartości takie jak cena, masa jednostkowa itp. powtarzają się w kolejnych transakcjach. Jeżeli ma być wyliczona masa netto pozycji towarowej, to przed wybraniem rekordu z bazy kodów towarowych, powinna być wpisana ilość towaru (program mnoży ilość przez masę jednostkową). Dane są przenoszone tylko do tych pól pozycji towarowych faktury, które są puste, np. kraj pochodzenia nie będzie skopiowany z bazy kodów towarowych jeżeli już jest wpisany.

Do kodu CN można dodać jeszcze 4 znaki (najlepiej litery dla odróżnienia) w celu utworzenia dodatkowych definicji towarów. Dzięki temu ten sam 8-cyfrowy kod CN może mieć wiele wariantów z różnymi opisami specyficznymi, które będą wykorzystane na fakturach. Niezależnie od tego powinna istnieć w bazie definicja towaru z kodem CN bez dodatkowych znaków i opisem standardowym, takim jak w taryfie celnej. W procesie pobierania danych do deklaracji INTRASTAT wszystkie pozycje z jednakowym kodem CN (8 znaków) zostaną zgrupowane i podsumowane. Opis takiej pozycji na deklaracji może być ustalony na 3 sposoby : 1.opis standardowy według taryfy celnej, 2.opis specyficzny, pierwszy napotkany w tym procesie pobierania danych z faktur, 3.dowolnie zmodyfikowany po operacji pobierania danych. O sposób wyboru opisu pyta program przed pobraniem danych z faktur.
Przykład :
Wyobraźmy sobie, że hurtownia motoryzacyjna w jednym miesiącu nabyła kilkadziesiąt rodzajów samochodowych filtrów oleju, wszystkie pod jednym kodem CN 84212300. Na fakturach zakupowych każda pozycja występuje oddzielnie z innym kodem producenta. Jedynym rozsądnym rozwiązaniem na deklaracji INTRASTAT będzie podsumowanie tego wszystkiego w jednej pozycji pod nazwą ogólną. W tym celu w bazie kodów definiujemy różne filtry, np. "Filtr oleju A", "Filtr oleju B" i "Filtr oleju C" z odpowiednimi kodami : 84212300_a, 84212300_b i 84212300_c . Kod 84212300 (bez dodatkowych znaków) będzie miał opis : "Filtry do oleju lub paliwa do silników spalinowych". Na deklaracji INTRASTAT wszystkie filtry znajdą się w jednej pozycji z takim właśnie opisem.

Pole Wartość materiałów powierzonych jest udostępniane tylko wtedy, gdy kod transakcji przypisany fakturze odpowiada dostawie w celu uszlachetniania (przetwarzania) lub po uszlachetnianiu (kody 41 i 51).

Przypisanie podmiotu do faktury

W wersji agencyjnej program może obsługiwać wiele podmiotów zobowiązanych, dlatego w rejestrze faktur musi istnieć skojarzenie faktury z podmiotem zobowiązanym. Do tego służy przycisk "Zobowiązany" w dolnej części okna, który działa analogicznie jak w oknie "Deklaracje".

Tabela kursów NBP

W oknie Faktury, pozycja menu Kurs waluty (lub ikona $ ) albo kliknięcie przycisku [?] obok pola kursu, uruchamia przeszukanie pliku z kursami dla określonej waluty i daty faktury. Jeżeli zostanie odnaleziony kurs dla dnia poprzedzającego datę faktury lub nieco wcześniejszy, to jest on zapisywany w polu kursu. W przeciwnym razie program wyświetla komunikat z odpowiednią informacją i umożliwia wywołanie strony NBP z kursami archiwalnymi, z której nalezy pobrać plik w formacie CSV z właściwego rocznika.

Koszty dodatkowe

W sekcji "Koszty dodatkowe" są dwa pola i znacznik waluty. Domyślnie koszty są wyrażone w walucie faktury, chyba że zostanie zaznaczona opcja "w PLN". Do wspomnianych pól wprowadza się wartości kosztów, z których pierwsza będzie rozłożona na pozycje towarowe proporcjonalnie do wpisanych mas netto tych pozycji a druga proporcjonalnie do wartości odpowiednich pozycji. Koszty dodatkowe zostaną uwzględnione w wartości statystycznej. W sekcji "Koszty dodatkowe" występuje także przycisk "Rozkład". Wykorzystujemy go wówczas, gdy koszty dodatkowe mają być rozłożone na wiele kolejnych faktur. W takim przypadku wartości kosztów wpisujemy do pierwszej z serii faktur i klikamy przycisk. Najpierw wyświetla się objaśnienie i pytanie o wykonanie operacji. Potwierdzenie powoduje rozłożenie tych kosztów na kolejne faktury aż do ostatniej wprowadzonej do bazy. Rozkład będzie oczywiście proporcjonalny do mas netto i wartości reprezentowanych przez poszczególne faktury. W każdej z tych faktur program rozłoży koszty na pozycje towarowe, wyliczy wartości w PLN i podsumuje fakturę. W wersji agencyjnej programu, rozpatrywane będą tylko faktury przypisane do tego samego podmiotu co faktura, od której rozpoczyna się operacja. Istnieje jeszcze jedna funkcja reprezentowana przyciskiem Dodatkowy składnik , która umożliwia doliczenie do wartości walutowych pozycji towarowych dodatkowej wartości, np. dodatku energetycznego. W przeciwieństwie do powyżej opisanych kosztów dodatkowych, ten składnik wpływa na wartość w PLN a nie tylko na wartość statystyczną. Szczegółowy opis działania funkcji ukazuje się po kliknięciu przycisku Dodatkowy składnik .

Wyliczenie wartości w PLN

Kliknięcie guzika z symbolem kalkulatora i opisem "Wylicz wartości w PLN" powoduje wyliczenie w kolejnych pozycjach towarowych wartości towaru w PLN i wartości statystycznej. Jeżeli podano ilość towaru i cenę jednostkową, to najpierw jest wyliczana wartość walutowa jako iloczyn tych dwóch liczb. Jeżeli wartość walutowa była już wcześniej wyliczona lub wpisana i teraz nie odpowiada iloczynowi ilości i ceny, to program pyta czy przeliczyć wartości walutowe. Takie rozwiazanie umożliwia "wymuszenie" wartości z żądaną dokładnością. Do obliczeń wartości w PLN wykorzystany jest kurs waluty, wpisany w nagłówku faktury i wartości kosztów dodatkowych (zostają wliczone do wartości statystycznej).

Sprawdzenie poprawności danych na fakturze

Sprawdzenie odbywa się po kliknięciu przycisku oznaczonego symbolem "?". Niezależnie od tego przy każdym zamykaniu okna "Faktury" program proponuje sprawdzenie ostatnich faktur. W przypadku potwierdzenia sprawdzanych jest 100 ostatnich pozycji. W razie znalezienia błędu można kontynuować sprawdzanie albo przerwać proces, albo zatrzymać program na błędnej fakturze. Nie wszystkie wskazane przez program problemy są rzeczywistymi błędami, np. zerowa wartość statystyczna może być poprawna lub niezgodność kodu kraju w numerze NIP kontrahenta z kodem kraju wysyłki/przeznaczenia nie musi oznaczać blędu. Program jedynie zwraca uwagę na wątpliwe punkty, które trzeba zweryfikować.

Zapis faktury korygującej

Faktury korygujące pozwalają szybko wykonać korektę deklaracji, bez ingerowania w faktury pierwotne. Przy pobieraniu danych do deklaracji, faktury korygujące spowodują automatyczne wykonanie poprawek w zbiorze danych.

Aby zapisać fakturę korygującą, trzeba :
  1. Skopiować fakturę pierwotną z pozycjami towarowymi i potwierdzić chęć wykonania korekty, gdy program o to zapyta
  2. Na kopii wykonać odpowiednie poprawki w pozycjach towarowych.
    Idea faktury korygującej jest analogiczna jak w przypadku korekty pozycji (rodzaj P) deklaracji INTRASTAT :
    • Anulowanie pozycji polega na całkowitym wykasowaniu pola Opis
    • Poprawienie pozycji polega na zmianie w dowolnych polach tej pozycji
    • Dodanie pozycji to po prostu operacja realizowana przez przycisk Dodaj w sekcji Pozycje towarowe okna Faktury
    W każdej z korygowanych pozycji musi być w polu Numer korygowanej pozycji wpisany numer, który wyświetla się w żółtym okienku Pozycja, ponieważ tylko takie pozycje będą uwzględnione jako korekty. Pozostałe pozycje nie mają znaczenia.
  3. W przypadku występowania kosztów dodatkowych, należy je odpowiednio uwzględnić w korygowanych pozycjach.
    Wartość kosztów dodatkowych przypadających na pozycję, jest równa różnicy pomiędzy wartością statystyczną i wartością w PLN.
  4. Po zakończeniu korekt w pozycjach należy uruchomić obliczenia i sumowanie.
Faktury : korygowana (pierwotna) i korygująca są wyróżnione specjalnym znacznikiem w czerwonym polu z opisem Korekta faktury w oknie Faktury. Faktura skorygowana zawiera w tym polu numer wewnętrzny faktury korygującej, natomiast faktura korygująca zawiera numer wewnętrzny faktury skorygowanej (pierwotnej), poprzedzony literą K . Przycisk Korekta faktury w górnej części okna, wyświetla objaśnienia i umożliwia przeskok do faktury powiązanej.

Przykład wykonania korekty w bardziej skomplikowanym przypadku.
Przypuśćmy, że nabywane towary miały na fakturze obniżone ceny w wyniku udzielonego skonta, natomiast potem nastąpił zwrot towaru i dostawca zwraca pełną wartość towaru, nie uwzględniając obniżki ceny. W tej sytuacji, na fakturze wewnętrznej korygującej, nie można zastosować normalnego anulowania pozycji, ponieważ wówczas program odwoła się do ceny z faktury pierwotnej. Problem można rozwiązać w następujący sposób.
1. Po utworzeniu faktury-korekty, wpisujemy do pola ceny odpowiedniej pozycji towarowej, wartość ujemną równą różnicy pomiędzy ceną obniżoną z faktury pierwotnej i ceną zwróconą.
2. Uruchamiamy obliczenia i program wylicza pozostałe wartości. Aby zapewnić odpowiednią wartość statystyczną dla zachowania właściwych kosztów dodatkowych, wykorzystujemy przycisk Wylicz wartość statystyczną z faktury, który pojawia się w oknie Towar tylko dla faktury-korekty. Wyliczona wartość statystyczna jest taka, że różnica pomiędzy nią i wartością w PLN jest taka sama na korekcie, jak na fakturze korygowanej w analogicznej pozycji towarowej.
3. W polu opisu korygowanej pozycji dodajemy odpowiedni komentarz, np. "ZWROT TOWARU OBJĘTEGO SKONTEM".
4. Uruchamiamy podsumowanie pozycji ( guzik Sumuj pozycje na pasku narzędzi ) i wydruk korekty. Na fakturze korygującej otrzymujemy ujemne netto, odpowiadające wartości zwracanego towaru.
Poszczególne pozycje faktury-korekty są rozliczane niezależnie i mogą reprezentować różne rodzaje korekt - anulowanie pozycji, zmiana danych w pozycji i dodanie pozycji.

Podsumowanie pozycji towarowych

Na deklaracji występują wartości sumaryczne takie jak ilość pozycji, wartość w PLN i wartość statystyczna. Wyliczenie ich inicjuje się guzikiem z opisem Sumuj pozycje.

Pobranie danych z zewnętrznej bazy (opcja)

Na specjalne zamówienie może być dodana opcja pobierania danych (guzik z opisem "Import faktur") . Zaprogramowanie tej opcji wymaga jednak od zamawiającego udostępnienia formatu źródła danych.

Drukowanie faktury wewnętrznej

Przycisk oznaczony symbolem drukarki powoduje najpierw sprawdzenie danych a następnie wyświetlenie okna "Faktura wewnętrzna" , które służy do wprowadzenia dodatkowych danych potrzebnych do faktury. W pierwszym polu okna jest numer faktury wewnętrznej. Przy pierwszym wydruku tej faktury wewnętrznej program ustala numer na podstawie numerów poprzednich faktur wewnętrznych. Numer ten można modyfikować. Są do wyboru dwie wersje faktury wewnętrznej. Wyboru dokonuje się w omawianym oknie. Pierwsza wersja drukuje na fakturze tylko wartości w PLN, przy czym w cenach jednostkowych są zawarte ewentualne koszty dodatkowe, rozłożone analogicznie jak w wartości statystycznej. Ten sposób gwarantuje poprawne wyliczenie podatku VAT od kosztów dodatkowych przy każdej stawce podatku. W wersji drugiej ceny są wyrażone w walucie i inie zawierają kosztów dodatkowych. Ewentualne koszty dodatkowe są uwzględnione w podsumowaniu faktury. W tym przypadku podatek VAT od kosztów dodatkowych będzie liczony według stawki 22%. Jeżeli występują koszty dodatkowe, to wartość końcowa w obu wersjach faktury może się różnić i to tym bardziej im więcej jest pozycji towarowych na fakturze i im większe są ilości towaru w poszczególnych pozycjach. Różnice te będą spowodowane niezbędnymi zaokrągleniami. Po kliknięciu przycisku "Zapisz i drukuj" program tworzy plik w formacie HTML i przekazuje go przeglądarce. Przed pierwszym wydrukiem należy w przeglądarce usunąć nagłówek i stopkę wydruku a w razie konieczności zmienić marginesy. Wykonuje się to w opcji "Plik", "Ustawienia strony". Po wydruku, faktury wyświetlają się w układzie tabelarycznym, który ukazuje numerację faktur wewnętrznych.

Podsumowanie kwartalne VAT-UE

przykładowy wygląd deklaracji w starej wersji
Wydruk inicjuje się klikając guzik z symbolem kalendarza i opisem "Drukuj podsumowanie kwartalne". Najpierw pojawia się okno "Podsumowanie kwartalne VAT-UE" przeznaczone do wyboru miesiąca lub kwartału, rocznika (oraz podmiotu zobowiązanego w wersji agencyjnej programu ) i wprowadzenia dodatkowych danych do wydrukowania w stopce podsumowania.
Uwaga : kliknięcie przycisku "DRUKUJ" rozpoczyna wydruk, jak zwykle poprzedzony wyświetleniem w przeglądarce, ale dotyczy to wyłącznie starej wersji formularza VAT-UE.

Deklaracje podsumowujące VAT-UE mogą być drukowane i/lub wysyłane w formie elektronicznej do systemu e-Deklaracje , za pośrednictwem interaktywnego formularza VAT-UE, który należy pobrać ze strony http://e-deklaracje.mf.gov.pl/index.php?page=formularze . Do działania formularza potrzebny jest program Adobe Reader 8.1.4 lub nowszy oraz wtyczka (plug-in) e-Deklaracje, która umożliwia podpisanie danych i wysłanie ich przez Internet. Wtyczkę pobiera się z tej samej strony co formularz.

Sposób wykorzystania nowej funkcjonalności. To rozwiązanie jest bardzo praktyczne, ponieważ użytkownik programu INTRASTAT nie musi osobiście drukować ani wysyłać deklaracji VAT-UE - wystarczy że wyśle plik XML do działu (np. księgowego), który normalnie odpowiada za wysyłanie dokumentów podatkowych i który ma do tego odpowiednie narzędzia (np. certyfikaty do podpisywania). Szczególna przydatność takiego podejścia okazuje się w przypadku obsługiwania wielu firm w programie INTRASTAT.

Program oferuje dwa sposoby interpretacji numeru identyfikacyjnego VAT kontrahenta z Unii.
Sposób domyślny, zaznaczony w oknie "Podsumowanie kwartalne VAT-UE" jako "według ulotki Ministerstwa Finansów - numery VAT kontrahentów bez kodu kraju" polega na tym, że w kolumnie "Kod kraju" są drukowane dwa pierwsze znaki numeru VAT, które oznaczają kraj, natomiast w kolumnie "Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta" numer pozbawiony tych dwóch znaków. Ma to dwie konsekwencje :
1. w przypadku kontrahenta z Grecji, pojawia się kod kraju "EL" zamiast poprawnego kodu "GR" ;
2. utracona zostaje informacja o kraju przeznaczenia/wysyłki, która występuje na deklaracjach INTRASTAT i jest istotna o tyle, że nierzadko kraj przeznaczenia/wysyłki jest inny niż wynikający z numeru VAT kontrahenta.

Drugi sposób wydruku podaje w kolumnie "Kod kraju" kod kraju przeznaczenia/wysyłki, natomiast w kolumnie "Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta" pełny numer z kodem kraju.

Dodatkowa opcja "listuj numery faktur dla poszczególnych kontrahentów" służy do sprawdzenia co składa się na kwoty drukowane na deklaracji. Dla każdej faktury drukowany jest numer, okres rozliczeniowy (miesiąc/rok), wartość faktury i informacja o transakcji trójstronnej.

Opakowania

Lista opakowań podlegających odzyskowi lub recyklingowi, przypisana do faktury, może być wykorzystana w module Opłata produktowa



Okno Przegląd deklaracji i faktur

ekran
To okno jest podzielone na trzy tabele. Pierwsza z nich pokazuje deklaracje INTRASTAT, poniżej mamy tabelę z fakturami pobranymi do podświetlonej w pierwszej tabeli deklaracji, trzecia tabela pokazuje faktury jeszcze nie pobrane. Klikając w różne wiersze pierwszej tabeli widzimy różne zestawy faktur w tabeli drugiej i stale ten sam wykaz faktur w tabeli trzeciej, ponieważ one nie są jeszcze przypisane do żadnej deklaracji. Wszystkie tabele są zaopatrzone w suwak poziomy i ewentualnie pionowy, aby można było zobaczyć zasłonięte kolumny i wiersze.
W wersji agencyjnej dodatkowo górna część okna zawiera menu i pasek narzędzi służący do wyboru podmiotu zobowiązanego (guziki pozycjonowania). Podmiot może być wyszukany według nazwy. Wszystkie pokazane deklaracje i faktury odnoszą się do podmiotu wyświetlonego w żółtych polach górnej części okna.



Analizy

Ta pozycja menu ma ułatwić kontrolę wprowadzonych danych i zawiera następujące opcje :

Zestawienie faktur do deklaracji

Wydruk zestawienia jest poprzedzony wprowadzeniem parametrów do pomocniczego okna. Te parametry to rocznik i miesiąc a w wersji agencyjnej dodatkowo podmiot zobowiązany. Jeżeli interesują nas tylko liczby, to wystarczy kliknąć przycisk "SUMUJ" aby w żółtym polu zobaczyć sumaryczną ilość deklaracji, wartość w PLN, wartość statystyczną i ilość pozycji towarowych, osobno dla przywozu i dla wywozu. Wydruk zestawienia uzyskujemy po kliknięciu przycisku "Drukuj zestawienie faktur pobranych". Zestawienie zawiera : typ deklaracji (W-wywóz, P-przywóz), numer własny deklaracji, liczbę porzadkową faktury dla danej deklaracji, NIP i nazwę kontrahenta w UE, numer i datę faktury, kurs waluty oraz wartość statystyczną. Wartość statystyczna jest podsumowana dla kolejnych deklaracji. Najpierw analizowane są deklaracje wywozowe, potem przywozowe.

Zestawienie faktur przygotowanych

To zestawienie nie wymaga podawania dodatkowych parametrów. Zestawienie zawiera : liczbę porzadkową, typ (W-wywóz, P-przywóz) i okres rozliczeniowy (miesiąc/rok), NIP i nazwę kontrahenta w UE, numer i datę faktury, kurs waluty oraz wartość statystyczną. Faktury są ułożone według numeru NIP kontrahenta UE. W wersji agencyjnej zestawienie składa się z wielu podzestawień dla poszczególnych podmiotów zobowiązanych, w kolejności alfabetycznej podmiotów.

Rejestr VAT

Należy podać rocznik i miesiąc, w wersji agencyjnej dodatkowo wybrać podmiot a następnie kliknąć przycisk "Drukuj". Zestawienie zawiera : liczbę porządkową, kod kraju transakcji i NIP kontrahenta, nazwę kontrahenta, numer, datę i wartość faktury w walucie, kurs waluty, numer i datę faktury wewnętrznej, podstawę podatku VAT w PLN, znacznik w przypadku transakcji trójstronnej oraz kwoty podatku dla stawek 3%, 7% i 22%. Ze względu na ilość danych, może być wskazane drukowanie rejestru w układzie odwróconym o 90 stopni ("pejzaż").



Parametry

Ta pozycja menu zawiera następujące opcje :

Adres email i adres przeglądarki

Chodzi tu o adres poczty elektronicznej, który program umieszcza w nagłówku elektronicznej wersji deklaracji INTRASTAT (XML) i który służy do przesyłania komunikatów zwrotnych z urzędu. W tym samym oknie o nazwie "Parametry" znajduje się pole zawierające ścieżkę do przeglądarki internetowej. Standardowa ścieżka ( C:\Program Files\Internet Explorer\iexplore.exe ) może być zastąpiona inną, jeżeli chcemy korzystać z innej przeglądarki lub jest ona dostępna pod innym adresem.

Dane podmiotów i kontrahentów UE

Te opcje otwierają okna Adresy i Kontrahenci UE .

Okno Adresy w wersji agencyjnej umożliwia automatyczne rozsyłanie poczty elektronicznej do klientów, z załączonymi plikami deklaracji INTRASTAT.
Przebieg operacji jest następujący :
  1. Kliknięcie przycisku E-maile do wszystkich wywołuje okno z dodatkowymi parametrami.
  2. Po kliknięciu przycisku START, program rozpoczyna przeglądanie listy klientów.
  3. Jeżeli klient nie ma zapisanego adresu e-mail, zostanie ominięty i następuje skok do następnego.
  4. Program szuka potwierdzonych (ze znacznikiem Deklaracja wysłana) deklaracji INTRASTAT dla klienta, z zadanego okresu rozliczeniowego.
  5. Jeżeli jest taka deklaracja (jedna lub więcej), to odbywa się szukanie, w ustalonym katalogu, odpowiednich plików HTML (wydruk) lub XML (wersja elektroniczna).
  6. Jeżeli istnieje przynajmniej jeden z tych plików, to do klienta jest wysyłana poczta z załączonymi plikami. W polu Temat będzie standardowy tekst plus nazwa klienta.
  7. Operacja kończy się wydrukiem raportu, który zawiera nazwy firm, adresy e-mail, nazwy wysłanych plików oraz uwagi (informacje o błędach). W kolumnie Lp. pojawia się liczba tylko w wierszach odpowiadających faktycznej wysyłce poczty, tzn. że najwyższa liczba porządkowa odpowiada liczbie wysłanych e-maili. Zapisy w kolumnie Uwagi dotyczą przypadków : błędnego formatu adresu e-mail, braku potwierdzenia deklaracji lub braku plików do deklaracji.
  8. Kliknięcie przycisku E-mail do wskazanego działa analogicznie ale obsługuje tylko jednego, wskazanego klienta.
Przygotowanie do wysyłania :
  1. W oknie Adresy należy wpisać adresy e-mail tych klientów, którzy mają otrzymywać przesyłki.
  2. Odpowiednie deklaracje mają być potwierdzone znacznikiem Deklaracja wysłana .
  3. Wszystkie pliki przeznaczone do wysłania (HTML i/lub XML) muszą być zapisane w tym samym katalogu. Ten katalog można utworzyć w okienku zapisu pliku.
    W opcji wydruku deklaracji INTRASTAT dodana została możliwość zapisu pliku HTML.
  4. W oknie poprzedzającym generowanie poczty należy wpisać scieżkę do programu PHP.EXE i do katalogu z plikami oraz standardowy tekst w polu Temat.
    Te parametry zostaną zapamiętane.
  5. Dodatkowy parametr Odstęp w sekundach pomiędzy wysyłkami służy do ewentualnego spowolnienia procesu wysyłania aby nie tworzyła się zbyt długa kolejka zadań do wykonania, gdyż program znacznie szybciej przygotowuje pocztę, niż system jest w stanie ją wysłać.
Uwaga : wysłane e-maile nie będą widoczne w Elementach wysłanych programu pocztowego (np. Outlook Express), ponieważ nie bierze on udziału w operacji.
Program nie jest w stanie samodzielnie wysłać e-mail z załącznikami, dlatego techniczna realizacja polega na wygenerowaniu odpowiedniego skryptu (miniprogramu) i przekazaniu go do wykonania programowi PHP, który jest silnie zorientowany na operacje internetowe. Dlatego użytkownik chcący korzystać z wyżej opisanej opcji, potrzebuje programu PHP. Jest to produkt darmowy i można go pobrać np. tu (dział Windows Binaries, PHP 5.1.1 zip package, lub nowsza wersja). Pobrany plik trzeba zapisać w dowolnym, osobnym folderze, np. C:\PHP5 lub C:\Program Files\PHP i tam go rozpakować. W pliku PHP.INI należy wykonać dwie modyfikacje określające parametry poczty wychodzącej.



Specjalne

Ta pozycja menu zawiera m.in. następujące opcje :

Indeksowanie plików

Indeksowanie odbudowuje pliki indeksowe, które służą do szybkiego odszukiwania danych i jest formą konserwacji bazy. Ta operacja jest wykonywana automatycznie przy pierwszym uruchomieniu programu w danym dniu i może być powtórzona na każde żądanie. Wszystkie indeksowane pliki bazy muszą być wcześniej zwolnione przez inne procesy.

Odzyskanie bazy

Przy zamykaniu programu pada pytanie czy spakować bazę do jednego pliku. Ta operacja ma na celu zabezpieczenie bieżącego stanu bazy na wypadek awarii. Baza jest pakowana do pliku, którego nazwa jest pochodną daty. Gdyby nastąpiło uszkodzenie jednego lub kilku plików bazy, można odzyskać stan z dnia ostatniego zapisu. W operacji odzyskiwania, program proponuje najnowszą wersję ale można wybrać jedną z wcześniejszych. Po pojawieniu się okna DOS-owego, program rozpakowujący czeka na wybór opcji. Typowa opcja ( włączana klawiszami A i Enter ) oznacza rozpakowanie wszystkich plików bazy. Po zakończeniu operacji, konieczne jest wykonanie indeksacji plików.

Użytkownicy

Ten podprogram otwiera okno o takiej samej nazwie. Zawiera ono narzędzia do wprowadzenia nazw użytkowników programu a następnie przypisania im haseł i uprawnień. Z tego względu dostęp do tego okna powinien mieć tylko administrator programu.
Aby dodać nowego użytkownika, wpisuje się jego nazwę do pola ponad guzikiem Nowa osoba . Nazwa może mieć do 10 dowolnych znaków, przy czym program zamienia małe litery na duże. Po wpisaniu nazwy klikamy guzik Nowa osoba i nazwa pojawia się w tabeli po lewej stronie. Od razu można przypisać nowemu użytkownikowi początkowe hasło wpisując je w pole Hasło na dole i klikając guzik Zapis hasła . W dowolnej chwili można zmienić zarówno nazwę jak i hasło użytkownika (gdy np. zostało zapomniane) . W tym celu najpierw trzeba wskazać w tabeli z lewej strony dotychczasową nazwę, następnie wpisać nową nazwę lub nowe hasło w odpowiednie pole i kliknąć guzik Zmiana nazwy lub Zapis hasła . Hasło musi zawierać od 5 do 10 znaków : liter i cyfr. Litery małe i duże są rozróżniane.


Pojawia się lista osób z czasem zalogowania do programu.



Kontekst

Ta opcja działa tylko w wersji agencyjnej i umożliwia wybór jednej z firm z bazy "Adresy". Po wybraniu, w oknach "Deklaracje" i "Faktury" widoczne są dokumenty dotyczące tylko wybranej firmy. Aby wyłączyć ten tryb, trzeba ponownie wybrać "Kontekst" i zamknąć okno "Adresy" bez wyboru firmy.



Opłata produktowa

  1. Wprowadzanie danych
  2. Tabela odpadów
  3. Wydruki

Wprowadzanie danych

To okno służy do rejestrowania operacji związanych z odpadami. W kolejnych kolumnach widać dane dotyczące : rodzaju odpadu, ilości w odpowiedniej jednostce miary, roku rozliczeniowego, numeru dokumentu i daty oraz rodzaju operacji.
ekran
Operacje mogą być następujące :

Aby zarejestrować operacje, należy najpierw sprawdzić czy w lewym górnym rogu okna jest wpisany odpowiedni rok, którego będą dotyczyć operacje. Po kliknięciu przycisku Dodaj zapis trzeba wskazać w nowym oknie rodzaj odpadu i kliknąć przycisk WYBÓR . Program pozwala wybrać tylko te pozycje, które mają cenę w kolumnie Opłata . Pozycje bez ceny określają jedynie grupę odpadów i zawierają nazwę ogólną np. Akumulatory niklowo-kadmowe. Wybranie pozycji z tabeli odpadów udostępnia kolejne pola do wpisania pozostałych danych i wyboru rodzaju operacji. Kliknięcie przycisku ZAPISZ powoduje powrót do głównego okna, gdzie widać nowy zapis.

Okno Tabela odpadów

Tabela zawiera następujące kolumny :

ekran

Wydruki

Przed wydrukiem sprawozdania wyświetla się okno do wprowadzenia danych nagłówka i stopki sprawozdania, czyli danych firmy i osoby sporządzającej dokument. Wydruk jest wykonany w formacie HTML i ukazuje się w przeglądarce internetowej. Wykorzystując możliwości przeglądarki można zmieniać proporcje wydruku przez wybór odpowiedniej wielkości znaków ( np. Widok / Rozmiar tekstu ) lub obrócić do układu poziomego oraz ewentualnie usunąć nagłówek i stopkę lub zmienić marginesy ( np. Plik / Ustawienia strony ).
Po zamknięciu okna przeglądarki ukazuje się standardowe okno Zapisywanie jako , pozwalające zapamiętać plik HTML w dowolnym katalogu.